Dans ce monde de questions-réponses en rafale. Dans ce monde de technologies dans lequel nous prenons plus le temps nécessaire pour lire entre les lignes. Une mauvaise compréhension peut souvent résulter de messages électroniques tapés trop hâtivement.
Le challenge d’échanger par e mail dans une langue qui n’est pas la vôtre avec des personnes de culture différente peut vous mettre dans des conditions de travail qui ressemblent à un terrain miné !
Voici donc quelques règles simples à suivre pour éviter de se retrouver face à une situation explosive !
N’utilisez jamais des traducteurs en ligne pour traduire votre e-mail du français à l’anglais sans faire vérifier la traduction par quelqu’un. Les traducteurs en ligne sont très limités puisqu’ils ne traduisent pas les expressions idiomatiques. Ils fournissent une traduction très littéraire de chaque mot et parfois ils traduisent des groupes de mots ou d’expressions mais ne peuvent être fiable pour comprendre les nuances d’un discours idiomatique.
Relisez votre e-mail avant de cliquer sur ‘envoie’ et posez-vous la question « est-ce que j’ai été suffisamment clair ». Vérifier que vous avez répondu à chaque question si votre interlocuteur en pose plusieurs.
Respectez toujours le fil du message et utilisez un sujet consistant et correctement écrit. Vérifiez systématiquement l’orthographe du message avant de l’envoyer. Essayez d’utiliser de courtes phrases et d’être le plus concis possible en respectant toujours un ton poli et respectueux.
Investissez dans un bon dictionnaire et dédiez quelques minutes pour lire les exemples des définitions afin de bien comprendre l’utilisation du mot. Vous éviterez un grand nombre de malentendus de cette façon.
Utilisez toujours des formules de politesse pour commencer et pour finir votre e-mail (pas d’abréviations). Vous pouvez ainsi créer immédiatement une bonne impression et laisser aussi une excellente dernière impression ; ce qui permettra à votre correspondant d’attacher moins d’importance aux petites erreurs de syntaxe et aux manques de clarté du corps du message.
Commencez toujours par ‘dear’, et quelque chose de positif au début de votre message :
Dear…
I hope you are well.
How are things going in…
I enjoyed meeting you last week..
It was very interesting to talk to you yesterday.
Thanks for your message.
I really appreciate your help.
Ensuite poliment, introduisez le sujet :
I am writing to you to send details of…
As planned I am sending you…
As you requested, I am writing to…
So, to answer your questions ;
Please find attached…
I was wondering if..
I know that you are busy but would very much appreciate your help with..
Could you help me with the issue of…
Puis pour finir le message en beauté.
I look forward to hearing from you.
Don’t hesitate to contact me if you have any further questions.
I’m happy to answer any questions you may have.
All the best
Best regards
With warmest regards
With kind regards
Quand quelqu’un échoue dans l’utilisation de règles basiques de communications écrite cela signifie qu’ils ne souhaitent pas investir quelques secondes de leurs temps pour être respectueux. Cela donne immédiatement une mauvaise impression. De plus, si votre ton est trop sec et direct car vous n’utilisez pas ces formules de politesse, vos lecteurs pourront exagérer et démultiplier chaque mauvais ressenti du corps du message. Parfois dans le monde du travail notre message ne contient pas que des éléments positifs, souvent nous sommes obligés d’apporter une critique et ne pouvons pas toujours être en accord avec tout. Si on arrondit les angles en respectant déjà la politesse, en prenant le temps de s’adresser à nos correspondants d’une manière positive, nous arriverions bien mieux à avoir les résultats désirés. Communication is power !